Dokumenthanteringsplan för förskola

Inventera typer, inte barnakter

Lista exempelvis klagomål, kvalitetsarbete, avtal, tillsynsbeslut och placeringsärenden. Ni behöver inte lämna ut verkliga uppgifter om barn för att beskriva dokumenttyperna. Anteckna var de finns och vem som känner till dem.

Så använder ni den kostnadsfria mallen

Excelmallen innehåller en tom inventering, ett tydligt märkt fiktivt exempel och instruktioner. CSV-versionen innehåller samma inventeringskolumner. Ni arbetar i era egna verktyg; filen skickar inga uppgifter till Lindavo. Mallen är ett första underlag, inte en färdig bevarande- eller gallringsplan.

1. Börja med 5-10 återkommande dokumenttyper. Skriv inga barns namn, personnummer eller innehåll från enskilda ärenden.
2. Ange faktisk förvaringsplats och hur rätt handling kan hittas. Skriv systemets namn och ordningsprincip, inte lösenord.
3. Fyll i ansvarig funktion och ersättare. Kontrollera med personerna att de har åtkomst och känner till uppgiften.
4. Markera olösta frågor som ej utredda. Utse vem som tar fram underlag och när frågan ska följas upp.

Ge varje rad ett praktiskt svar

För varje typ behövs ansvarig, system eller förvaringsplats, sökväg, ordningsprincip, åtkomst och bevarandefråga. Lägg till källa för en beslutad bevarande- eller gallringsregel. Ange okänt när något inte är utrett. En tom ruta är inte ett godkännande.

Skilj planen från den lagstadgade beskrivningen

Dokumenthanteringsplan är ett praktiskt arbetsverktyg. För mindre huvudmän kräver skollagen också en beskrivning med organisation, kontakt för handlingar, vanliga sekretessbestämmelser och regelbundna informationsutbyten. En lista över filer ersätter inte den beskrivningen.

Testa innan ni kallar planen färdig

Be ersättaren hitta tre handlingstyper utan hjälp av den som skrivit planen. Kontrollera att det går att avgöra när en handling kom in eller upprättades. Prova en export från ett viktigt system med fiktiva uppgifter. En plan som inte stämmer med vardagen behöver ändras.

Fiktivt exempel: ett inkommet klagomål

I exempelförskolan Solgläntan kommer klagomål till en gemensam funktionsbrevlåda. Rektorn ansvarar för handläggningen, och en utsedd ersättare har den åtkomst som uppgiften kräver. Inventeringen anger hur datum och ärendereferens används för att hitta rätt. Den innehåller varken klagandens namn eller barnets uppgifter. Bevarandefrågan markeras som ej utredd tills tillämpligt stöd och huvudmannens beslut finns.

När handlingar finns i flera system

Samma ärende kan ha ett mejl, en bilaga och ett beslut på olika ställen. Beskriv sambandet och vilken plats som ska användas för respektive del. Testa att bilagorna följer med vid en export. Flytta inte känsliga handlingar till en öppen delad mapp för att göra inventeringen enklare. Inventeringen ska hänvisa till förvaringen, inte skapa en extra barnakt.

Följ upp med en kort kontrollista

Planen behöver en ägare och en tidpunkt för nästa kontroll. Gör också en ny kontroll när ett system byts ut eller en ansvarig slutar.

1. Ansvarig och ersättare hittar samma handlingstyp utan muntliga extrainstruktioner.
2. Behörigheter stämmer med det faktiska uppdraget och har kontrollerats i systemet.
3. En fiktiv export går att öppna och läsa, inklusive relevanta bilagor.
4. Olösta frågor har en namngiven ansvarig. Ingen rad är märkt beslutad utan ett dokumenterat underlag.