Ordning kan uppnås på flera sätt
Under lättnadsreglerna ska handlingar hållas ordnade så att det utan svårighet går att avgöra om de kommit in eller upprättats. Registreringsreglerna i OSL 5 kap. 1 och 2 §§ tillämpas inte. En genomtänkt struktur i befintliga system kan därför vara en rimlig start.
När räcker befintliga verktyg?
När personalen hittar handlingar, ansvar och ersättare är tydliga, åtkomst är lämplig och bevarande samt export fungerar. En kalkylfil kan hänvisa till olika system men ersätter inte själva förvaringen. Undvik att kopiera känsliga dokument till en ny yta enbart för att skapa en överblick.
När kan ett system vara motiverat?
Många enheter, stora ärendevolymer, otydlig spårbarhet eller en planerad tillväxt kan göra ett diarium värdefullt. Jämför total årskostnad, utbildning, support, export, behörighet och leverantörsvillkor. Kontrollera vilka delar som ingår och vilka som kräver tillägg.
Vår utgångspunkt
Börja med att inventera hur ni arbetar innan ni köper ett verktyg. Lindavokursen visar hur ni gör det i de system ni redan har. En ny licens, e-arkiv eller migrering ingår inte. Finns ett tydligt systembehov behöver det en separat bedömning och kostnad.
Källor och avgränsning
Kontrollerat 2026-09-21. Innehållet ger en allmän orientering. Beslut i ett enskilt ärende behöver bygga på verksamhetens förutsättningar och aktuell lag.